共有アカウントはなぜ危険？中小企業で起きやすい問題を解説

共有アカウントは中小企業でよく使われている

中小企業では、
複数人で同じアカウントを利用しているケースがあります。

たとえば、

・共通のメールアカウント
・クラウドサービスの共有アカウント
・管理者アカウントの共有

などです。

業務上便利に見えるため、
特に意識せず使われていることも少なくありません。

なぜ中小企業で共有アカウントが増えやすいのか

中小企業では、
限られた人数で業務を回しているケースも多くあります。

そのため、

・一旦みんなで使う
・担当者が固定されていない
・管理を後回しにする

といった形で、
共有アカウントが増えやすくなります。

また、
IT専任の担当者がいない場合、
アカウント管理のルール自体が整理されていないこともあります。

業務を優先する中で、
気づかないうちに管理が曖昧になってしまうケースは少なくありません。

なぜ共有アカウントが問題になるのか

共有アカウントには、
「誰が何をしたかわからなくなる」という問題があります。

たとえば、

・設定変更
・ファイル削除
・情報持ち出し

などが起きても、
実際に誰が操作したのか追跡しづらくなります。

また、
退職者がアカウント情報を把握したままになっているケースもあります。

パスワード変更だけでは解決しないこともある

共有アカウントでは、
パスワード変更だけで管理しているケースもあります。

しかし実際には、

・共有範囲が曖昧
・管理者が分からない
・引き継ぎが整理されていない

といった問題が残ることもあります。

その結果、
アカウント管理そのものが不透明になるケースがありえます。

すべてを禁止する必要はない

とはいえ、
すべての共有利用をすぐにやめる必要があるわけではありません。

重要なのは、

・誰が利用するのか
・誰が管理するのか
・いつ利用停止するのか

を整理することです。

まず押さえたいポイント

最初は、次の整理だけでも十分です。

・共有アカウントを洗い出す
・利用者を把握する
・不要なアカウントを削除する
・重要なアカウントから個別化を進める

これだけでも、
管理状況はかなり改善します。

特に注意したいケース

特に注意したいのは、
管理者権限を持つ共有アカウントです。

もし情報が漏れたり、
不正利用された場合、
影響が大きくなる可能性があります。

そのため、
重要なアカウントほど、
個人単位で管理することが重要になります。

まとめ

共有アカウントは便利に見えますが、
管理が曖昧になるリスクがあります。

すべてを一度に変える必要はありませんが、
まずは利用状況を整理することが重要です。

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